La communication, c’est le nerf de la guerre, mais c’est aussi une compétence difficile à maîtriser. L’enjeu managérial définit la qualité de l’environnement de travail et de l’organisation d’une entreprise – que ce soit au niveau de l’ambiance au quotidien, de la gestion des projets, de booster la productivité ou encore de stimuler l’innovation.
Si vous êtes en train de lire cet article, c’est que vous rencontrez sûrement quelques soucis du côté de la communication interne : mauvaise communication, quiproquos, démotivation… Bref, ça coince !
Alors, comment faire pour améliorer votre communication interne ? Pas de panique, c’est moins compliqué qu’il n’y paraît ! Dans cet article, on va parler de 5 stratégies qui vous aideront à mettre en place une communication interne efficace et adaptée à votre organisation. Alors, si vous voulez créer un climat de travail proactif et un esprit d’équipe où chacun se sent écouté (et entendu), restez avec nous !
Qu’est ce que la communication interne ?
La communication interne, c’est le pilier central de toute entreprise : cela concerne l’ensemble de la chaîne de communication d’une entreprise, la manière dont les employés échangent entre eux et avec leur direction. La communication interne peut prendre différentes formes, comme des discussions en face à face, des emails, une newsletter interne, des appels téléphoniques ou encore des messages sur les réseaux sociaux.
Au-delà de faire circuler les informations, une communication interne sera efficace si elle permet d’aligner tous les membres de l’équipe avec la vision et les objectifs de l’entreprise. Dès qu’il y a des personnes qui sont laissées pour compte, cela crée des malentendus et peut venir à terme, créer une ambiance délétère dans l’équipe.
C’est pourquoi il est important d’avoir une méthode solide pour améliorer la communication interne avec vos différents collaborateurs.
Comment améliorer la communication interne au sein de votre organisation ?
En fonction de votre équipe, de sa taille et de l’organisation du travail, nous vous proposons 5 stratégies que vous pouvez mettre en place :
1. Comprendre les types de personnalités au sein de votre équipe
C’est la première étape : comprendre les types de personnalité au sein de votre équipe est crucial pour développer une communication interne efficace. Chaque individu a sa propre façon de communiquer et de recevoir des informations. Par exemple, certains membres de l’équipe peuvent préférer un langage plus direct et concis tandis que d’autres ont besoin d’une approche plus douce et empathique.
Il est également important de comprendre que certaines personnes sont visuelles et ont besoin d’images ou de graphiques pour mieux comprendre les informations, tandis que d’autres sont auditives et ont besoin d’entendre l’information pour la retenir. En identifiant ces différences subtiles mais importantes, vous pourrez harmoniser la communication entre vos collègues en misant sur leurs points forts respectifs plutôt que d’essayer de combler leurs faiblesses.
Il existe différents tests psychologiques qui peuvent être utilisés pour déterminer la personnalité prédominante chez chaque membre de votre équipe. Cependant, nous ne recommandons pas l’utilisation de ces tests qui occultent les changements de comportement quand l’environnement change (Walter Mishel, 2002) . Cependant, il semble primordial de prendre le temps de communiquer intimement avec chaque membre de l’équipe afin d’apprendre à se connaître mutuellement et ainsi, d’adapter sa façon de communiquer à chaque personnalité.
Une façon efficace de déceler les différentes personnalités qui composent votre équipe peut se faire par le biais d’activités collaboratives où chacun a une tâche particulière qui mettra en avant ses talents naturels – ceci peut aider à révéler comment chaque personne travaille naturellement dans un environnement professionnel et ainsi favoriser l’émulsion de groupe et la collaboration au sein de l’équipe.
Ainsi, il vous est possible de booster la communication interne en entreprise simplement en apprenant à communiquer. Car bien savoir communiquer, c’est avant tout savoir adapter sa communication en fonction de son interlocuteur.
2. Personnaliser la communication à chaque membre de votre équipe
Personnaliser la communication avec chaque membre de votre équipe est une étape cruciale dans l’amélioration de la communication interne. Il n’existe pas de canal de communication magique qui correspondrait à toutes les situations et toutes les personnes. En fonction du contexte, certains préféreront des échanges verbaux très directs, d’autres auront besoin d’exemples concrets pour comprendre un argument ou une idée, certains profils auront besoin d’intimité ou d’être en confiance pour oser proposer des idées.
Comprendre les différents profils psychologiques des membres de votre équipe, c’est comprendre comment adapter votre canal de communication afin d’être entendu et compris par tous !
L’utilisation de différents processus de communication comme les réunions, les courriers électroniques, les applications de messagerie ou la fameuse machine à café permet des modes d’interaction flexibles en fonction des préférences individuelles. Couplé au choix du bon canal de communication, cela permet à chacun de comprendre les informations et de se sentir à l’aise pour échanger avec tous les membres de l’équipe.
Notez qu’une personnalisation optimale tiendra également compte des éléments tels que le ton, l’utilisation de la langue (formel/informel), la fréquence des mises à jour/calendriers/notifications/etc., le lieu dans le cadre d’une communication orale, le format dans le cadre d’une communication écrite etc.
3. Identifier les leviers de motivation inconscients
Au-delà de la communication interne, l’identification des leviers de motivation inconscients est peut-être l’étape la plus importante pour assurer l’alignement et l’engagement de vos équipes. Chaque employé a des valeurs, des priorités et des objectifs conscients ou inconscients qui guident ses actions et ses décisions. Ce qui peut parfois donner l’impression qu’il y a des collaborateurs plus difficiles ou qui se prennent pour le chef. Il est important de reconnaître ces facteurs pour comprendre comment communiquer efficacement avec eux.
Une façon potentielle d’identifier ces leviers de motivation consiste à poser des questions sur les objectifs personnels de vos collaborateurs, d’observer ce qu’ils apprécient le plus dans leur travail et les défis auxquels ils aiment être confrontés. Vous pouvez également observer leur comportement et leurs interactions avec les autres sur leur lieu de travail.
Après avoir identifié ces facteurs, ajustez votre stratégie de management en conséquence. Par exemple, si un employé apprécie la reconnaissance de son travail acharné, offrir des éloges publics ou des récompenses serait un moyen efficace de communiquer votre appréciation. Si un employé donne la priorité à un équilibre travail-vie sain, envisagez de proposer des horaires flexibles ou même du télétravail.
En reconnaissant les motivations individuelles, vous pouvez adapter votre approche de communication pour mieux résonner avec chaque membre de l’équipe à un niveau plus profond. Cela conduira à des conversations plus productives et à des relations plus solides et transparentes au sein de l’équipe.
4. Encourager l’esprit d’équipe en créant des équipes polyvalentes
Les personnalités très différentes, qui parfois s’opposent, se révèlent bien souvent posséder des compétences complémentaires ! Encourager l’esprit d’équipe jouera ainsi un rôle essentiel pour améliorer votre communication interne. Constituer vos équipes avec des personnalités très différentes tout en mettant l’accent sur la communication et la collaboration permettra à vos équipes de se soutenir mutuellement, d’équilibrer les compétences de l’équipe et d’apprendre les uns des autres.
Par exemple, si vous avez une personne dans votre équipe qui est très créative mais a du mal à organiser son travail, associez-la à quelqu’un qui a une forte capacité organisationnelle. De même, si vous avez un collaborateur qui est plus analytique mais peut manquer parfois d’aisance relationnelle avec ses collègues, essayez de le mettre en binôme avec un membre ayant une grande intelligence émotionnelle.
Les équipes composées de profils complémentaires peuvent également apporter différentes perspectives et idées sur la table lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes complexes ou de prendre des décisions importantes, notamment dans des situations de crise. Ce cocktail offre également une meilleure dynamique pour les processus décisionnels en groupe.
En renforçant l’esprit d’équipe avec des activités qui ne sont pas en lien direct avec le travail (processus d’intégration, formations, séminaires…) vos employés apprendront à mieux se connaître. Cela renforcera la cohésion de groupe au profit de leur bien-être au travail et d’une communication interne efficace.
5. Savoir adapter l’organisation du travail
De nombreux dirigeants s’interrogent sur l’impact du télétravail sur le management ou les performances de l’entreprise. La réponse dépendra de la qualité de votre communication interne et de la capacité de vos managers à savoir stimuler la motivation des différents collaborateurs !
Ainsi le télétravail est bénéfique pour les collaborateurs qui ont besoin d’un environnement calme et sans distraction, ou qui apprécient travailler dans un cadre plus convivial ou personnel – par exemple avec leur chat. En revanche, il peut être difficile pour les collègues qui ont besoin d’interactions pour stimuler leur motivation.
Vous l’aurez compris, l’organisation du travail optimale pour vos équipes découle avant tout de l’équilibre entre les préférences de vos collaborateurs et les contraintes intrinsèques liées à votre activité. Il est important de trouver le juste équilibre qui permettra une productivité accrue pour votre entreprise.
Former vos collaborateurs à mieux communiquer : la Méthode Chroma®
La formation Méthode Chroma® offre des clés et des outils pratiques pour penser votre plan de communication interne, notamment en vous aidant à :
- Identifier les motivations inconscientes de chaque collaborateur
- Adopter votre canal de communication à chaque interlocuteur
- Encourager le travail d’équipe et la collaboration en créant des dynamiques de groupe favorables à l’intelligence collective.
Conseils de Niels Delannoy, concepteur de la Méthode Chroma®
« Lorsqu’il s’agit d’améliorer la communication interne, on a souvent tendance à se concentrer sur les outils et les méthodes, en négligeant l’importance du rôle que jouent les individus eux-mêmes dans le processus de communication. Il est essentiel de se rappeler que la responsabilité d’une communication efficace ne repose pas uniquement sur les épaules du manager, mais également sur celles de chaque collaborateur au sein de l’organisation. En fin de compte, c’est la synergie entre ces deux niveaux de responsabilité qui permettra d’optimiser au mieux la communication interne de votre organisation. »
